جلسه فوق العاده در محل برگزاری مجمع عمومی تشکیل گردید و موارد ذیل مطرح و صورتجلسه شد. این جلسه با حضور هیات اجرایی انتخابات و هیات مدیره و بازرسین تشکیل گردید.

به تعداد اعضا با شماره عضویت و اسم برگ رای به پیشنهاد هیات اجرایی و تایید هیات مدیره با رعایت نکات ایمنی لازم تهیه گردید.

محل برگزاری انتخابات در مجمع با تعداد 5 پیشخوان به ترتیب شماره عضویت در هر گروه پیشخوان پیش بینی گردید.

نفرات گروه پیشخوان هر قسمت دو نفر با انتخاب هیات اجرایی بوده است، تعداد اعضا گروه هیات اجرایی جمعاً 19 نفر پیشنهاد می گردد، زمان پایان رای گیری نیم ساعت پس از خاتمه مجمع باشد و صندوق ها با حضور ناظر مجمع لاک و مهر می گردد و پس از پایان رای گیری صندوق ها پلمپ و برای شمارش به محل کانون مهندسین ساری حمل و در آنجا شمارش انجام می گردد.